W poprzednim artykule wspominaliśmy, że wprowadzanie systemu HACCP jest bardzo czasochłonne i przedsiębiorcy z sektora spożywczego mogą napotkać w związku z tym wiele trudności. Rozpoczynając od przygotowania samego zakładu, przez wdrażanie systemu, do jego utrzymania. Na podstawie naszego doświadczenia możemy śmiało stwierdzić, że głównym czynnikiem minimalizującym ryzyko pogubienia się w gąszczu przygotowań jest dobra organizacja i znajomość tematu. Na przestrzeni lat zauważyliśmy kilka kluczowych aspektów, które najbardziej spędzają przedsiębiorcom sen z powiek.
Po pierwsze, jest to kwestia niewystarczającego przygotowania samego zakładu. Pamiętajmy, że cały system HACCP ma swoje składowe, do których właśnie w przypadku przygotowania zakładu należy GHP (Dobra Praktyka Higieniczna) oraz GMP (Dobra Praktyka Produkcyjna) narzucające pewne standardy. Dobrze jest zacząć od utworzenia właśnie tych dwóch systemów, ponieważ są one najbardziej wymagające pod względem konieczności spełnienia określonych wymogów dotyczących zarówno samego budynku, jego otoczenia, ale też wszelkich aspektów związanych z samym procesem produkcji, np. dostosowanie wszystkich urządzeń, pomieszczeń, środków dezynfekujących. Chodzi przede wszystkim o to, że system HACCP, to nie tylko zbiór dokumentacji, ale również wiele praktycznych przejawów działalności w sektorze spożywczym.
Po drugie, dobrze wyedukowani i doinformowani pracownicy. Bardzo ważne jest, żeby podczas tworzenia systemu HACCP patrzeć na niego w ujęciu całościowym, szeroko i zrozumieć idee, która mu przyświeca. Brak szkoleń wśród pracowników zakładu, gdzie właśnie ten system ma być wprowadzony, to jeden z kluczowych problemów. To właśnie od nich zależy to, w jaki sposób system będzie funkcjonował i jak przebiegnie jego wprowadzanie. W tym przypadku przedsiębiorcy mają wiele możliwości – przeprowadzenie szkoleń wewnętrznych przez kadrę zarządzającą i zespół ds. HACCP oraz zewnętrznych przez wyspecjalizowane w tym zakresie firmy takie, jak nasza, które są na bieżąco ze wszystkimi standardami i przepisami prawnymi. Wszystko to jest ważne pod względem uświadamiania istoty systemu HACCP, a co najważniejsze – rozwijania w pracownikach poczucia świadomości tego, jaki wpływ na jakość i bezpieczeństwo żywności ma proces samej produkcji, przechowywania, przewozu itd. Całość jest bardzo złożona i wymaga kompleksowych działań, które mogą być błędnie interpretowane przez pracowników, jako dodatkowy i uciążliwy obowiązek.
Po trzecie, bardzo ważne jest również zaangażowanie kadry kierowniczej. Ten punkt jest bezpośrednio powiązany z poprzednim, ponieważ może on również wynikać z braku świadomości i edukowania w postaci przeprowadzania odpowiednich szkoleń. Udział kadry zarządzającej w każdym etapie wdrażania, a potem funkcjonowania systemu HACCP jest ważny nie tylko ze względu na sam system, lecz przede wszystkim ze względu na pracowników niższego szczebla. Należy pamiętać, że wszelkie przejawy wsparcia i zaangażowania przełożonych skutkują zwiększeniem zaufania do jakichkolwiek zmian przy jednoczesnym zmniejszeniu obaw przed niepowodzeniem. Postawa przełożonych jest wzorem do naśladowania. Brak zaangażowania na górze hierarchii będzie skutkował brakiem zaangażowania na niższych szczeblach – pracownik nie będzie widział sensu w tym, co robi.
Po czwarte, odpowiednio wyspecjalizowana kadra, która wdroży i rozwinie cały system HACCP. Bardzo ważna jest w tym przypadku wiedza specjalistyczna, która umożliwi przeprowadzenie całego „zabiegu” możliwie bezboleśnie i sprawnie. Brak takich osób, zwłaszcza w zespole ds. systemu HACCP, będzie miał swoje negatywne skutki możliwe do zaobserwowania w trakcie jego tworzenia, a co gorsza – w praktyce. Przedsiębiorca ma kilka możliwości rozwiązania tego problemu. Może zatrudnić odpowiednio wykwalifikowaną osobę, która będzie nadzorowała pracę całego zespołu. Kolejnym rozwiązaniem, jest przeszkolenie pracowników, którzy mają tworzyć zespół ds. HACCP. Szkolenia takie powinny obejmować nie tylko ogólne i podstawowe kwestie, ale również bardziej szczegółowe aspekty takie, jak samo tworzenie i wdrażanie systemu oraz jego rozwój. Jeszcze jednym wyjściem jest zaangażowanie firmy, która jest wyspecjalizowana w zakresie tworzenia i nadzorowania systemu HACCP oraz osób, które biorą udział w jego funkcjonowaniu. Czasami problemem może być nie tylko brak wiedzy czy umiejętności, a niewłaściwe rozdysponowanie obowiązków lub brak komunikacji, co jest kluczem do sprawnego reagowania w razie pojawienia się jakichkolwiek problemów, a nawet ich uniknięcia.
Po piąte i chyba najbardziej czasochłonne, to oczywiście przebrnięcie przez całą masę dokumentacji. To aspekt systemu HACCP, który najbardziej daje „w kość” przedsiębiorcom z sektora spożywczego. Zdajemy sobie sprawę z tego, że wypełnianie i nadzorowanie uzupełniania dokumentacji przez innych każdego dnia jest uciążliwe i można się pogubić w gąszczu wielu wymogów i samych papierków. Jest to spowodowane tym, że system HACCP jest wysoko sformalizowany, co ma swoje plusy i minusy. Kluczem jest prawidłowe stworzenie dokumentacji, a to z kolei ułatwi odnajdywanie się w niej. Przez prawidłowe stworzenie dokumentacji mamy na myśli oczywiście dostosowanie jej do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, czyli zindywidualizowanie wszelkich aspektów systemu HACCP tak, aby miał on odzwierciedlenie w rzeczywistości, a nie był zaczerpniętym schematem. Tutaj warto pamiętać o odpowiednim podziale odpowiedzialności pracowników – każdy dba o wykonanie czynności, za które jest odpowiedzialny i wypełnia związane z tym dokumenty. Nie można zapomnieć również o prawidłowej archiwizacji, oznakowaniu i prowadzeniu dokumentacji systemowej.
Podsumowując, kiedy rozpoczynamy wdrażanie systemu HACCP w swojej firmie, to należy zacząć od GHP i GMP, bo to tutaj jest najwięcej wymogów, których niespełnienie stworzy tzw. „wąskie gardło” i uniemożliwi realizację innych aspektów całości systemu HACCP. Aby wszystko prawidłowo funkcjonowało, konieczne jest również edukowanie pracowników, którzy mają tworzyć zespół ds. HACCP oraz pozostałej kadry w przedsiębiorstwie. Znajomość podstawowych założeń systemu, jak również umiejętność radzenia sobie w sytuacji problemowej zapewni szybką, a co najważniejsze właściwą reakcję. Pomocna będzie postawa kadry kierowniczej, która daje przykład postępowania dla innych. Jeżeli oni się rozwijają i angażują w podejmowane działania, to pracownicy niższego szczebla będą mieli o wiele większą motywację, aby ich naśladować. Obowiązkowym elementem całej układanki jest wybranie odpowiednio wykwalifikowanych członków zespołu ds. HACCP, którzy będą ze sobą współpracować, a komunikacja będzie na wysokim poziomie. Dzięki prawidłowemu podziałowi obowiązków i prac możliwe będzie zindywidualizowanie systemu HACCP i dopasowanie go do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Na samym początku musimy wiedzieć do czego należy dopasować system, więc niezbędne jest zdefiniowaniu produktu. To oznacza, że opis produktu powinien zawierać wszelkie niezbędne informacje istotne pod kątem bezpieczeństwa żywności, np. skład, termin przydatności do spożycia, warunki przechowywania. Ponadto, zespół powinien wskazywać na grupę konsumentów, do których skierowany jest produkt końcowy.
Skupiliśmy się w tym artykule jedynie na wybranych problemach, które można spotkać w praktyce podczas wdrażania systemu HACCP, a jednocześnie wydają nam się one najważniejsze. Jak widać, złożoność systemu HACCP może powodować wiele wątpliwości, a jego wprowadzenie z kolei – wiele problemów. Pamiętajmy jednak, że prawidłowo przygotowany system i dokumentacja ułatwi zarówno jego wprowadzenie, jak i późniejszą realizację głównych założeń.
Andrzej Skrobiszewski jest menedżerem i ekspertem z udokumentowanymi sukcesami w realizacji projektów B+R. Posiada ponad 8-letnie doświadczenie z zakresu tworzenia i wdrażania innowacyjnych oraz rozwojowych rozwiązań. Dodatkowo swoje umiejętności w biznesie stale rozszerza w obszarze zarządzania projektami, sprawozdawczości czy raportowania. Co-founder R&D Hub Sp. z o.o, której główną częścią działalności jest realizacja projektów rozwojowych oraz innowacyjnych, jak również doradztwo w zakresie prawa żywnościowego, własności intelektualnej czy prawa nowych technologii. Spółka zajmuje się również obsługą administracyjną, tworzeniem dokumentacji projektowej czy kompleksową obsługą sprawozdawczą na rzecz klientów. Ponadto współtwórca Fundacji R&D Hub, która skupia się na dostarczeniu polskiemu społeczeństwu wiedzy na temat: innowacji, przemysłu 4.0, zero waste, gospodarki obiegu zamkniętego, rynku rolno-spożywczego i rolnictwa, społecznych i gospodarczych konsekwencji wprowadzenia modelu niemarnowania żywności.
